Hur arbetar ni med informationsmodellering som grund och hur tar ni fram en informationsmodell som ska avspegla verksamheten? Och varför behöver man göra detta? Att ta hand om verksamhetsbärande information är en viktig del då detta påverkar verksamheten i många aspekter. Alltifrån information som på något sätt påverkar verksamheten till verksamhetens värde. Vi ska i denna artikel därför ta oss en kik på hur ni kan arbeta med informationsmodellering som en del i att värna om verksamhetsinformation.
Vad är informationsmodellering - och varför bör ni arbeta med det?
Informationsmodellering innebär att skapa beskrivningar innehållande detaljerad information om olika elements egenskaper och hur de förhåller sig till varandra. För att beskriva djupare vad informationsmodellering är behöver vi kika närmare på entiteter, relationer och fördelningen av just information.
En informationsmodell är en strukturerad beskrivning av verksamhetsbärande information. Med det menas betydelsen av någon information som på något sätt påverkar verksamheten, tex kunder, roller, personal, material, undersökningar, analyser, teknik med mera.
Varför behöver man göra detta? Det handlar om hur man väljer att vårda verksamhetens information för det är igenom den som verksamheten utvecklas och där större delen av verksamhetens värde ligger. Detta i sin tur skapar processer, beslutsunderlag och produkter. Därför är det viktigt att prioritera hur man väljer att kommunicera, vårda och skapa den informationen som man vill ska stanna kvar i verksamheten oavsett vilken personal man har.
Det är också här informationsmodellering som koncept kommer in i bilden för att underlätta att värna om verksamhetsinformationen.
Varför är det viktigt att arbeta med informationsmodellering för att värna om verksamhetsinformation?
Informationsmodellering är en viktig del i att strukturera och definiera både data och information som finns inneboende i verksamheten. Detta för att stödja en organisations övergripande processer och strategier.
Så kan informationsmodellering hjälpa till att värna om verksamhetsinformation:
Informationsmodellering hjälper till att strukturera och standardisera: genom att skapa en modell för bärande information ser man till att data lagras och hanteras på ett sätt som hela verksamheten kan skriva under på.
Informationsmodellering skapar säkerhet: en informationsmodell kan definiera olika säkerhetsnivåer och på så vis skydda känslig information. Det innebär att informationsmodellen kan förbättra datasäkerheten genom att definiera olika säkerhetsnivåer och åtkomstkontroller. Genom dataklassificering och åtkomstkontroll, kan en struktur för att skydda känslig information skapas.
Datalagring- och hantering: informationsmodellering ger riktlinjer för efterlevnad av data. Detta säkerställer att informationen bevaras korrekt.
Informationsmodellering skapar effektivitet: genom att effektivisera informationsflöden i samband med informationsmodellering kan en organisation förbättra sina övergripande verksamhetsprocesser. Detta genom att skapa enhetliga och konsekventa metoder för hur data samlas in, bearbetas, lagras och delas inom en organisation. Det blir även lättare att hitta och använda informationen, vilket sparar tid och resurser.
Förenklar kommunikationen: en gemensam informationsmodell underlättar kommunikationen mellan olika avdelningar inom en organisation, detta eftersom alla använder samma struktur och terminologi.
Beslutsstöd: en väl utformad informationsmodell kan anpassas till förändringar i verksamheten utan att kompromissa med den verksamhetsbärande informationen.
Underlättar framtida integreringar: informationsmodellering underlättar för integrationen av nya system i framtiden inom organisationen genom att ge en tydlig bild av hur informationen flödar inom organisationen.
Informationsmodellering och dess begrepp - förklarat genom ett exempel
Vad är en entitet?
En entitet kan definieras som en sak som erkänns som kapabel till en självständig existens och representerar en gruppering av förekomster som är unikt identifierbara och kan vara alltifrån:
Ett fysiskt objekt så som ett hus eller en bil
En händelse så som en bilservice
Ett koncept så som kundtransaktion eller order
Entiteter bör därför i sin helhet ses som substantiv. Synonymer till entitet kan också vara; klass, objekt eller tabell.
Vad är en relation?
I en informationsmodell binds objekten samman med relationer med specificerad modalitet och kardinalitet, t.ex. genom kråkfotsnotation. Dessa ger oss viktig information om hur objekten förhåller sig till varandra men kan också hjälpa oss när vi kommunicerar våra modeller, genom att skapa tabeller.
Entiteter som tabeller
Ett sätt att tänka på entiteten, eller informationsobjektet, är som en tabell. Attributen är kolumner och dessa representerar i sin tur primära/främmande-nycklar samt deskriptiva attribut.
Alla entiteter ska bestå av en primärnyckel, dess ID, och åtminstone ett tänkbart deskriptivt attribut. Dessutom kommer kråkfötterna motsvara en främmande nyckel. I exempelmodellen nedan ser vi tre entiteter, två av dessa innehåller basinformation, product och customer order.
Den tredje, order line är en ”kopplings-box” som kopplar samman informationen från de andra två, instansierar, och dessutom fungerar som en hierarkisk nedbrytning, genom egenrelationen. Se tabellexempel nedan:
En order består av ett antal orderrader
Rad ett är en fruktkorg, som ska levereras till Wendys, denna består av (synligt under ”part of, order line”) 10 äpplen, 5 apelsiner och 5 päron.
De andra två beställningarna består endast av frukt
Tabellexemplen hjälper oss att kommunicera komplexa informationsmodeller och dessutom kvalitetssäkra dess innehåll. När man skapar tabellexempel så blir felaktigheter i modellen synliga, redundans blir tydlig, slutresultatet mer korrekt (efter justeringar) och enklare att förmedla till alla intressenter. Att se över hur ni arbetar med informationsmodellering är därför viktigt för att kommunicera komplexa informationskrav.
Behöver ni hjälp med informationsmodellering?
Med hjälp av informationsmodellering kan ni skapa reda i kaoset och på så vis ta vara på det viktigaste er verksamhet har, nämligen verksamhetsbärande information. Vi kan hjälpa er komma igång eller vidareutveckla er informationsarkitektur med utbildningar och workshops.