När vi vet vad vi gör, hur det går till och vilken information som behövs får vi grunden för alla typer av förändringsarbete. Det låter oss identifiera nuläget men också ett målläge. Informationsarkitektur är ett verktyg för att beskriva verksamheters informationskrav och informationsbehov. Om informationsarkitekturen har god kvalitet kan modellerna användas och återanvändas för en effektivare förändring med lägre kostnad och större precision. Bland annat så besvarar informationsarkitekturen på frågor som hur verksamhetens viktiga begrepp definieras, vilken information som hör samman och relaterar till varandra, samt hur verksamhetens informationskrav ser ut.
Det viktiga är att komma ihåg att nyttan med informationsmodellering inte uppstår av sig själv. Den kommer först när vi tillämpar och använder våra modeller i samband med verksamhetsutveckling. Vilket kräver en god förvaltning. Här får du veta hur ni använder informationsmodellering på ett effektivt sätt för en lyckad verksamhetsutveckling.
Vad är informationsmodellering?
Dagens företag bygger på information. Att kunna samla och beskriva den informationen i informationsmodeller gör så att verksamheten kan arbeta effektivare och nå sina mål snabbare. Modellerna kan bland annat visa hur verksamheters kunder, avtal, produkter och betalningar hänger ihop, och det kan visas på ett tydligt sätt i en informationsmodell med hjälp av informationsentiteter och relationer.
Information är alltså en verksamhetskritisk tillgång och behöver förvaltas och utvecklas därefter. Genom att ta fram en informationsmodell kan ditt företag få en tydlig överblick och bra kontroll över er information. Det ger er en gemensam och enhetlig bild av er information och hur den hänger ihop med era strategier, processer och mål. Det här har ni stor nytta av vid exempelvis verksamhetsutveckling, eller när ni behöver utvärdera era system och informationsbehov. Inte minst ger informationsmodellen er det underlag ni behöver för att ta bra beslut som leder till bättre produkter och nöjdare kunder.
Vad är vinsterna med informationsmodellering?
Ni kan använda informationsmodeller för att konkretisera era verksamhetskrav, utforma lösningsförslagen och för att validera lösningarna. Det hjälper er att förtydliga och komplettera funktionella krav. Det blir också enklare att växla fokus från krav på lösningar till krav som preciserar verksamhetsbehoven. Ni får ett bra underlag för att utforma datamodeller i tekniska lösningar, samt för att identifiera behov av förändring i eller av de omliggande applikationerna. På så sätt blir det lättare för er att samarbeta och att nyttja informationen till att skapa mer värde. Det är trots allt informationen som är grunden för alla era idéer och möjligheter. Det blir också lättare för er att se hur era behov ser ut och vilka verktyg (exempelvis inom IT) som kan användas för att låta er arbeta effektivare.
Informationsmodellering har dessutom många andra fördelar:
Informationsmodellering hjälper till att identifiera och hantera risker, samt definierar säkerhetsnivåer så att ni kan skydda känslig information. Det här sker till exempel genom dataklassificering och åtkomstkontroll.
Ni får en effektivare informationshantering tack vare att informationsmodellen säkerställer att den information ni använder är korrekt, konsekvent och tillförlitlig. Förutom att det ökar er effektivitet, produktivitet och ert samarbete kan ni lättare identifiera och eliminera inkonsekvent, irrelevant och dubbel data.
Ni får en förbättrad skalbarhet eftersom informationsmodeller kan anpassas till förändrade behov. Det här är framför allt värdefullt när ni växer eller behöver förändra er verksamhet.
Informationsmodellering lägger en bra grund för framtiden. Dels för att ni skapar en gemensam förståelse för verksamheten så att ni alltid förstår varandra och vilka behov ni har, dels för att informationsmodellering underlättar integrationen av nya system när ni har en tydlig bild av informationen inom organisationen.
Ni kan ta bättre beslut när informationsmodellen gör det lättare för er att analysera data för att identifiera trender, mönster och förändringar. Det här är något som ger er värdefulla insikter, till exempel för att främja innovation och utveckla nya affärsmöjligheter.
Så designar ni en tydlig informationsmodell för er verksamhet
Att skapa en tydlig och robust informationsmodell kräver en genomtänkt process. Ni kan få en bra struktur i er informationsmodellering genom att följa följande steg:
Steg 1
Tydliggör syftet. Vad ska informationsmodellen användas till? Vilka specifika problem eller behov ska den lösa? Bestäm vilken information som krävs för önskat syfte. Identifiera vilka som behöver vara involverade i processen för att den ska bli förankrad i den verklighet ni jobbar i. Det vill säga personer som använder och förstår informationen.
Steg 2
Samla in informationen och identifiera entiteter och relationer. När ni ska samla in informationen från era system och register behöver ni känna till några informationsbegrepp som används för att representera informationen. Ett är entitet. Entiteter har fyra kriterier som måste vara uppfyllda. De ska representera något unikt, ha attribut, relatera till andra entiteter och ha förekomster.
Det kan till exempel handla om kunder, produkter eller avtal. När det gäller kund kan vi prata om specifika kunder, som kan anges med både namn och kundnummer. Kundnummer är också ett attribut som kund har, precis som exempelvis kön och ålder. Kund relaterar bland annat till andra kunder, till ett företag och kanske till en faktura eller produkt. Slutligen kan en kund förekomma i flera ”exemplar”.
Steg 3
Välj modelleringsmetod. Det finns några olika metoder för informationsmodellering som riktar sig mot olika behov. Till exempel ER‑modellering som fokuserar på att identifiera de viktigaste entiteterna och relationerna mellan dem eller UML (Unified Modeling Language) som är ett kraftfullt språk för att skapa detaljerade och komplexa informationsmodeller.
Steg 4
Dokumentera informationsmodellen på ett tydligt sätt som gör att den kan användas av hela organisationen.
Steg 5
Validera och implementera informationsmodellen. Granska informationsmodellen för att säkerställa att den är fullständig, korrekt och konsekvent. Ta in synpunkter från användare och intressenter för att få en så verklighetstrogen modell som möjligt. Implementera sen modellen och utbilda användarna så att de kan förstå och använda modellen så effektivt som möjligt.
Steg 6
Underhåll och uppdatera informationsmodellen. Informationsmodellering är en iterativ process som behöver granskas av flera och representera mångas behov.
Det finns många verktyg som ni kan använda när ni skapar er informationsmodell. Bland annat Enterprise Architect som är ett kraftfullt verktyg för organisationer av alla storlekar för att skapa, analysera och dokumentera informationsmodeller. Visual Paradigm
stöder flera olika modelleringsmetoder, och diagramverktyget Microsoft Visio stöder diagramtyper som ER-, UML- och BPMN-diagram. Med hjälp av rätt verktyg och genom att följa de ovanstående stegen kan ni designa en riktigt bra informationsmodell. På så sätt får ni alla fördelarna med informationsmodellering.
Bästa praxis för informationsmodellering
Involvera alla relevanta intressenter i modelleringsprocessen. Det vill säga, inte bara användarna utan även leverantörer, konsulter och andra som kommer att använda eller påverkas av modellen. Det gör det lättare att tidigt identifiera de behov och krav som kommer kunna säkerställa att informationsmodellen fungerar för alla som ska använda den.
Fokusera på de detaljer som är relevanta för syftet med er informationsmodell. Visst behöver den vara fullständig, men att inkludera alltför mycket information kan göra modellen otydlig och svåranvänd.
Gör det inte svårare än nödvändigt till en början. Starta med en enkel modell och lägg sen till komplexitet allt eftersom det behövs.
Dokumentera inte bara informationsmodellen utan även de beslut och motiveringar som ligger bakom designen. Det gör det lättare för andra att förstå och arbeta med modellen framöver.
Ta hjälp av någon med kunskap och erfarenhet av informationsmodellering. Bland annat för att leda workshops där ni identifierar vilken information som är relevant; för utbildningar; för att använda rätt begrepp och begreppsmodell så att alla pratar om samma sak; samt för att få vägledning under designprocessen.
När det kommer till att kartlägga, utvärdera och dokumentera information inom företag och organisationer – för att på så sätt effektivisera dem – är aRway experter. Behöver ni hjälp med att skapa en informationsmodell kan vi på aRway hjälpa er att komma igång. Vi kan också hjälpa till att vidareutveckla er befintliga informationsarkitektur, något vi gör med hjälp av utbildningar, workshops och vägledning. Vi stöttar er med det svåra så att ert arbete blir lättare. Kontakta oss så berättar vi mer!