En gemensam kartläggning av verksamhetsarkitekturen ökar förståelsen för helheten. Det leder till bättre analyser och beslut, ett lättare arbete, samt effektiviseringar som alla får nytta av. Så här går en kartläggning till, och här är de vinster din organisation får av den. Vår verksamhetsarkitekt tipsar om hur du lyckas med din kartläggning.
Vad innebär en kartläggning av verksamhetsarkitekturen?
Verksamhetsarkitektur har mycket gemensamt med vanligt arkitektur, alltså den som handlar om att bygga hus. Ska du bygga ett hus behövs först en arkitekt som har tänkt kring hur helheten ska se ut. Det behövs också ritningar som dels beskriver helheten, och dels hur de olika delarna, som väggar, golv, el och vatten, hänger ihop, så att experterna som ska bygga huset vet vad de ska göra. Ritningen ger även en förståelse för hur allt är sammankopplat så att de olika områdena inte korsar varandra och ställer till problem.
På samma sätt så handlar verksamhetsarkitekturen i en organisation om hur helheten ser ut och hur allting hänger ihop. Verksamheten behöver hela tiden analyseras och utvecklas för att vara effektiv, men de förändringar som sker behöver ses ur ett övergripande helhetsperspektiv. En gemensam kartläggning av verksamhetsarkitekturen är som att ta fram en husritning eftersom den beskriver hur de olika aspekterna av en verksamhet hänger ihop. Med en gemensam dokumentation över verksamhetens processer, applikationer, förmågor, etc. går det att se helheten, vilka effektiviseringsmöjligheter som finns, och hur en förändring kan leda till påverkan i andra delar av arkitekturen.
Vad ingår i den gemensamma kartläggningen inom verksamhetsarkitektur?
Bland de dimensioner som brukar ingå i en kartläggning är process och applikation de vanligaste, men även informationsperspektivet är stort. Det beror på alla regler och krav kring informationssäkerhet och hur den informationen behandlas i en verksamhet. Ofta är det här kopplat till applikationsperspektivet, eftersom informationen i regel finns i applikationen. En annan vanlig dimension är förmågor. Det vill säga vad vi vill kunna göra i vår verksamhet för att nå fram till våra mål. Där kartläggs vilka processer, applikationer, data etc. som behövs för att kunna realisera eller förbättra en förmåga. Analysen utifrån kartläggningen handlar mycket just ifall förmågan finns eller inte, och hur bra den är. Andra vanliga dimensioner vid en kartläggning är exempelvis strategier, mål och organisationsperspektiv.
Vilka är fördelarna med att kartlägga verksamhetsarkitekturen?
Det sker ständiga förändringar i en verksamhet. Nya applikationer tas in eller befintliga byggs om. Processer analyseras för att hitta effektiviseringsmöjligheter, eller anpassa arbetssätten efter nya externa krav. Kraven kanske även ställer krav på vår informationshantering och vi behöver plötsligt ha bättre koll på var och hur vi lagrar vår data. Att gemensamt kartlägga verksamhetsarkitekturen underlättar och effektiviserar de här förändringarna, och det har flera fördelar jämfört med att jobba separat.
Ska det till exempel ske ett systembyte i verksamheten svarar kartläggningen på viktiga frågor, som vilken funktionalitet från det gamla systemet som det nya ersätter, vilka andra befintliga system som det nya måste kopplas ihop med, vilken information som ska hanteras var, vilka processer som påverkas och behöver anpassas eller hur ansvar och involvering från olika delar av organisationen kommer se ut. Att ha koll på allt detta på ett systematiskt sätt är av enorm nytta för det enskilda utvecklingsperspektivet, men att ta fram dokumentation och analyser på ett enhetligt sätt skapar de även värde för framtiden. Nästa gång någonting ska förändras kan man enkelt hitta, använda och vidareutveckla den befintliga dokumentationen. Det blir lättare att ta bättre beslut och att arbeta långsiktigt när det går att se hur allt hänger ihop.
Så går en kartläggning av verksamhetsarkitekturen till
Det är en betoning på gemensam i den gemensamma kartläggningen av verksamhetsarkitekturen. Ska dokumentationen kunna tillföra värde för alla behöver den finnas på en gemensam plats och andra ska kunna tolka och använda den. Därför använder vi på aRway ett gemensamt ramverk och språk, som alla kan följa när vi utför våra kartläggningar. Vi ser till att dokumentationen blir tillgänglig och att den går att koppla ihop till det befintliga. Om vi exempelvis beskriver en process så följer det en gemensam struktur, vilket gör att det går att se vilka andra processer den hänger ihop med.
Kartläggningen sker som ett samarbete mellan verksamhetsarkitekten och de som är experter på delarna av arkitekturen. Verksamhetsarkitektens expertis är att se till helheten. Till exempel vilken metod som är aktuell; hur ramverket är tänkt att användas; eller vilka standarder som finns. Verksamhetsarkitekten ser även till så att rätt frågor ställs, så att kartläggningen sker i rätt omfattning. De olika experterna på det som ska dokumenteras bidrar i sin tur med viktiga insikter, bland annat kring hur det ska se ut under processen; vilka applikationer som hänger ihop; och vilka flöden som finns mellan dem. Det här samarbetet sker i regel i form av en workshop. Det är det effektivaste sättet att arbeta gemensamt eftersom mycket av värdet i kartläggningen skapas i samtalen under workshopen.
Verksamhetsarkitektens bästa tips för en lyckad gemensam kartläggning
Vad är då viktigt att tänka på vid en gemensam kartläggning? Filippa Danared är verksamhetsarkitekt hos aRway och hjälper dagligen kunder med deras verksamhetsarkitektur. Hennes bästa tips för en lyckad kartläggning är att:
Ha ett gemensamt dokumentationssätt för det ni vill beskriva. Alla ska kunna förstå och använda dokumentationen.
Använda ett verktyg som underlättar att lagra dokumentationen över tid, så att den är lätt att ta fram när den behövs. Då slutar den inte som en PowerPoint som försvinner på någons skrivbord.
Ha rätt scope. Tänk bortom här och nu och se till att kartläggningen inte blir varken för liten eller för stor. Sätt ett scope som täcker det ni är ute efter, även om det berör andra avdelningar och perspektiv. Men sätt heller inte ett för stort scope där ni beskriver alla detaljer bara för att ni kan. Blir det för mycket blir det tungt att hålla det uppdaterat. Tänk på vad kartläggningen ska användas till, vad ni vill komma åt, och vilka frågor ni vill ha svar på. Då hittar ni rätt ambitionsnivå.
aRway är experter på arkitekturkartläggning och modellering. Behöver ni hjälp med er gemensamma kartläggning kan vi ställa alla de viktiga frågorna, se till att det blir rätt scope och detaljeringsgrad samt ta fram en kvalitativ dokumentation som underlättar ert arbete.