Processbaserad verksamhetsutveckling är en effektiv metod för att hjälpa företag att effektivisera och förbättra sin prestanda. Genom att kartlägga verksamhetens processer kan organisationen granska och analysera dessa för att identifiera eventuella problemområden, såsom flaskhalsar, onödiga rutiner eller ineffektiva arbetssätt. Detta skapar möjligheter att införa nya, mer effektiva arbetssätt och förbättra samarbetet mellan olika avdelningar och funktioner. Resultatet blir en mer effektiv organisation som kan leverera större värde på ett mer produktivt sätt. Inte minst ger den processbaserade verksamhetsutvecklingen organisationen ett stort stöd när ni till exempel står inför ett förändringsarbete. Och är det något som har blivit vardag i dagens verksamheter så är det just att arbeta med förändring. I den här guiden får du veta mer om metodiken och fördelarna med processbaserad verksamhetsutveckling. Du får även tydlig vägledning i hur du steg för steg lyckas med att kartlägga och förbättra era processer för en effektivare verksamhet.
Metodiken i processbaserad verksamhetsutveckling
En verksamhet kan stöta på många utmaningar. Kanske minskar både kunder och omsättning, samtidigt som klagomålen ökar; kanske blir det allt svårare att hålla budget; eller så fungerar organisationen ineffektivt på grund av otydliga ansvarsområden, till följd av bristande kommunikation och förlegade rutiner. För att lösa de utmaningarna behöver verksamheten titta närmare på hur den arbetar. Processbaserad verksamhetsutveckling går ut på att granska och analysera verksamhetens processer för att kunna förändra och förbättra dem. Förutom att det är en effektiv metodik för att identifiera och åtgärda problem ger det dig även mer tydlighet och bättre kontroll över din organisation. Det är något som är till stor nytta för att ni ska kunna utveckla bättre strategier och arbetssätt. Inte minst är det oerhört tacksamt när ni behöver genomföra någon form av verksamhetsförändring. Som att till exempel införa ett nytt system eller implementera nya arbetssätt.
Fördelarna med att arbeta med processbaserad verksamhetsutveckling är många. När ni granskar och arbetar med era processer kan ni bland annat:
Lättare identifiera och förändra onödiga och ineffektiva processer. Det blir tydligt vilka processer som inte skapar värde och som kan elimineras. Vidare leder detta till en effektivare organisation som kan leverera mer värde på ett smidigare sätt.
Dokumentera, förtydliga och kommunicera era processer. Det här gör det lättare att styra och utveckla era arbetssätt. Samtidigt kan alla i verksamheten förstå hur deras uppgifter bidrar till verksamhetsmålen.
Arbeta mer proaktivt. Processbaserad verksamhetsutveckling ger er bra insikter i hur ni kan upptäcka och förebygga problem samt införa ständiga förbättringar i verksamheten. Till exempel genom att omfördela eller sätta in fler resurser, förändra arbetssätt och rutiner etc.
Få nöjdare kunder när ni kan leverera det de verkligen efterfrågar på ett effektivare sätt.
Inför nya system enklare när ni redan har kartlagt och dokumenterat era befintliga processer.
Få mer innovationskraft och kreativitet i verksamheten. Tydligt beskrivna processer som leder till högre effektivitet och mer kontroll släpper lös kraften i organisationen. Ni kan jobba smartare och närmare varandra, bidra med fler idéer och utveckla era arbetssätt. Förbättringar som skapar mer värde både för er själva och för era kunder.
Så implementerar ni processbaserad verksamhetsutveckling
Den processbaserade verksamhetsutvecklingen är en process som genomförs stegvis via fem faser: identifiera, analysera, designa, implementera och övervaka. Innan ni påbörjar det arbetet är det dock viktigt att det finns ett tydligt syfte och mål med det. Vad ska processutvecklingen leda till? Vad vill ni förbättra? Behöver ni granska era processer för att effektivisera dem? Behöver processerna tydliggöras och dokumenteras inför ett förändringsarbete? Vad är målet med verksamhetsutvecklingen, och vilka behov behöver varje process uppfylla för att nå dem? Att gå igenom dessa frågeställningar ger er en tydlig riktning i arbetet.
Mer ingående ser faserna ut så här:
Identifiera
Hur ser ert nuläge ut? Kartlägg era processer och visualisera hur de ser ut i dag. Till exempel med hjälp av processkartor och flödesdiagram. Ta med detaljer som steg, aktiviteter och ansvarområden. Involvera nyckelpersoner med relevant kunskap om era processer så att ni får en bild som stämmer överens med verkligheten.
Analysera
Var finns problemen och effektiviseringsmöjligheterna? Analysera processerna och dess syfte för att ta reda på om de skapar värde eller inte. Till exempel om en process visar sig ta fram rapporter som ingen läser, eller om den samlar in data som inte kommer till användning. Det kan också handla om flera personer som utför samma jobb, att det finns problem med överlämningar, ansvarsområden och uppgifter som faller mellan stolarna etc. När ni analyserar processerna blir det tydligt för er var problemen och möjligheterna finns. På så sätt kan ni identifiera och beskriva de förändringar som behövs i nästa steg.
Designa
Var och hur kan ni utveckla verksamheten? Vilka processer bör ni avveckla? Vilka processer behöver utvecklas eller tillföras för att ni ska kunna bli bättre på det ni gör? Utgå från analysen och beskriv en målbild samt vilka åtgärder som krävs för att nå den, så att ni kan designa förbättrade processer. Utgå från principerna för processdesign, som tydlighet, standardisering och löpande förbättring för att ta fram effektivare och mer värdefokuserade processer. Dokumentera sen de nya processerna på ett tydligt sätt som alla i verksamheten kan förstå och använda sig utav.
Implementera och kommunicera
Ta fram en handlingsplan för hur ni ska införa de nya processerna. Ta med vilka processer som berörs, vem som ansvarar för dem, men också en tidsplan för förändringarna. Kommunicera det här arbetet till alla medarbetare i organisationen på ett tydligt sätt så att implementering blir så smidig som möjligt. Ge utbildning och stöd där det behövs så att det går lättare att implementera de nya processerna.
Övervaka
Processbaserad verksamhetsutveckling är en pågående och levande process. Den behöver hela tiden mätas, följas upp och förbättras i takt med att verksamheten och behoven förändras. Utse gärna processägare med ansvar för att övervaka och utveckla varje process.
Så lyckas du med er processbaserade verksamhetsutveckling
Se det som ett värdeskapande och aktivt arbete som ska leda till konkreta förbättringar i ert sätt att arbeta. Undvik att det blir en pappersprodukt som glöms bort. Fokusera på hur processutvecklingen skapar värde. Det här kommer att öka motivationen i arbetet.
Var noga med att kartläggningen och analysen stämmer överens med verkligheten. Det är svårt att genomföra något som inte utgår från hur det faktiskt ser ut.
Involvera rätt personer som har relevant kunskap för att visualisera och beskriva processerna.
Ta gärna in en extern facilitator med erfarenhet som kan styra upp arbetet och som kan komma med nya ögon och därmed bidra till att ge nya perspektiv.
aRway är experter på att kartlägga, utvärdera och dokumentera processer inom företag och organisationer för att effektivisera dem. Vi vet hur viktigt det är med en processbaserad verksamhetsutveckling för företag som vill utvecklas och förbättras. Vi kan hjälpa till med hela det här arbetet. Till exempel genom att agera facilitator, hitta en bra metod för kartläggningen, utvärdera vilka processer som är värdeskapande, samt hur ni kan effektivisera er verksamhet. Vi kan hjälpa er med det svåra så att ert arbete blir lättare. Kontakta oss så berättar vi mer!