Om ni som organisation ska genomföra en framgångsrik verksamhetsutveckling behöver ni etablera ett gemensamt språk och ha en gemensam syn på verksamhetens förmågor. Något som ofta är lättare sagt än gjort inom många organisationer. En beprövad metod som stöttar organisationer med att uppnå just detta är att ta fram en förmågekarta. En förmågekarta ger en strukturerad översikt och gemensam grund att utgå från vid er verksamhetsutveckling. Här får ni bättre förståelse till varför förmågor är ett effektivt sätt att börja en verksamhetsutveckling på, samt hur ni ska gå tillväga för att kartlägga era förmågor så att ni får förståelse för vilka kapabiliteter som behövs för att uppnå verksamhetens mål.
Med en noggrann verksamhetsutveckling kan ni upptäcka och åtgärda brister i era affärsförmågor, såsom ineffektiva metoder och dubbelarbete, vilket hindrar er från att maximera er värdeskapande kapacitet. För att kunna lyckas med det här arbetet behöver ni ha ett systematiskt arbetssätt och ett gemensamt språk för er verksamhetsutveckling.
En effektiv metod för att uppnå detta är att använda en förmågekarta som visualiserar er organisations förmågor. Kartan ger en tydlig överblick och bättre insyn i hur olika förmågor samverkar med varandra. När ni har en tydlig och gemensam grund för att beskriva er verksamhet så kan ni effektivisera den och leverera mer värde. Så här går ni tillväga för att kartlägga era affärsförmågor så att ni kan bedriva en framgångsrik verksamhetsutveckling.
Förmågorna visar vad ni ska göra, förmågekartan ger er grunden att utgå från
En förmåga beskriver vad verksamheten ska göra för att kunna leverera värde. Till exempel, är ni ett tillverkande företag kan era centrala förmågor vara att köpa in material, tillverka produkter och leverera dem till era kunder. Handlar det om en vårdinrättning är förmodligen den centrala förmågan att leverera vård avgörande. Det kan verka självklart att förstå vilka förmågor som krävs för att bedriva verksamheten, men det finns ofta olika uppfattningar om hur dessa förmågor ska uppnås, inklusive vilka stödjande processer och verktyg som krävs för det. Därför är det fördelaktigt att börja med att identifiera och definiera organisationens förmågor snarare än att fokusera på processer och system när ni genomför en verksamhetsutveckling.
Förmågekartan skapar en tydlig översikt som hjälper med att se vilka förmågor organisationen har och hur dessa förmågor relaterar till varandra. När ni kartlägger era förmågor får ni en tydlig bild som hjälper er att skapa samsyn. En klar överblick gör det också lättare för er att se hur ni ska arbeta med verktyg, system, information etc. för att bli bättre på era förmågor. Kort sagt, förmågekartan hjälper er att samarbeta och visar vägen till vad ni behöver förbättra för att uppnå era gemensamma mål.
Så stöttar förmågekartan er verksamhetsutveckling
Förmågekartan och den överblick den ger är ett kraftfullt verktyg för att effektivisera er organisation. När ni tar fram och kartlägger en förmågekarta kan det ge er organisation en rad olika fördelar som kan stärka och effektivisera utvecklingen.
Gemensamt språk och samsyn i organisationen
Förmågekartan fungerar som en enhetlig referenspunkt för hela organisationen. Den skapar en gemensam förståelse mellan IT-avdelningen, systemägare och verksamhetsansvariga, vilket minskar kommunikationsproblem och gör samarbetet mer effektivt.
Identifiering av organisationens styrkor och svagheter:
Med en översikt över era förmågor kan ni enkelt se var ni lyckas och var det finns flaskhalsar eller problem. Detta underlättar prioriteringen av förbättringsområden och hjälper er att fokusera på kritiska förmågor som påverkar framgång.
Resursallokering
Med förmågekartan får ni en översikt som gör att ni får insikt i var ni bäst kan lägga och investera era resurser för att öka effektivitet. Förmågekartan ger även insikt i var ni behöver ta fram tydligare rutiner för att underlätta samarbetet mellan olika avdelningar
Spårning av framsteg
Ni kan lättare spåra era framsteg och utvärdera era insatser när ni återvänder till förmågekartan för att se hur verksamhetsutvecklingen har påverkat era förmågor. Detta ger en konkret bild av framsteg som hjälper till vid behov av att justera strategier.
Ökad motståndskraft
Ni blir bättre rustade för att möta förändringar och utmaningar när ni har en samsyn och ett gemensamt engagemang för er verksamhetsutveckling. Ni blir starkare som organisation när ni har en tydlig kommunikation och en gemensam förståelse för vad som påverkar era förmågor och er kapacitet att skapa värde.
Så här kartlägger ni era förmågor
Börja med att fastställa vad förmågekartan ska innehålla. Vad är viktigt för er att kartlägga för att ni ska kunna förstå och utveckla er verksamhet?
Det handlar om att identifiera de förmågor och kapabiliteter ni har inom organisationen, vilken teknik ni använder, samt vilka system och resurser som används för att stötta verksamheten. Nästa steg är att ta fram en gemensam bild av er verksamhet. Det kan ni göra via metoder som att intervjua medarbetare på alla nivåer, hålla workshops eller använda enkäter för att samla in data. Det är också vanligt att granska verksamhetens dokument, som exempelvis processkartor och systemdokumentation.
Ett annat värdefullt stöd i arbetet med att skapa en förmågekarta är att ta hjälp av en verksamhetsarkitekt med erfarenhet av att kartlägga organisationer. Denna person kan leda workshops som involverar representanter för hela verksamheten, och för att få in ett annat perspektiv som hjälper er att formulera era förmågor så att alla förstår dem. Det är annars lätt hänt att olika avdelningar blir ”hemmablinda” och därför tappar förmågan att se helheten. Med en extern facilitator blir det lättare för er att skapa en förmågekarta som alla förstår och enas om. Det gör kartan till ett effektivare verktyg för er verksamhetsutveckling.
Det finns några saker som är viktiga att tänka på när ni ska kartlägga era förmågor. En sak är att hitta en balans för antalet förmågor som kartläggs. Tar ni med för många förmågor kan det påverka tydligheten i kartan, och tar ni med för få förmågor blir det svårt att beskriva verksamheten på ett sätt som stämmer överens med verkligheten. En förmågekarta bör bestå av runt 20-30 stycken förmågor som beskrivs enligt den översta nivån. En annan sak är att förmågorna som kartläggs ska vara relativt jämbördiga i storlek vilket kan tydliggöras på dess namnsättning. ”Postsortering” är en förmåga som inte bör tas med vid kartläggningen. En sådan förmåga är i regel för ”liten” och förmodligen inte jämbördig i storlek till exempelvis ”Marknadsföring”.
Så kan aRway hjälpa till med er förmågekartläggning och verksamhetsutveckling
Att skapa en förmågekarta kan upplevas som en utmaning. Med bra vägledning kan ni lättare ta fram ett kraftfullt verktyg som hjälper er organisation att skapa en strukturerad och strategisk syn på hur en organisation fungerar och vidare hur den kan förbättras.
Vi på aRway har en lång erfarenhet av att hjälpa verksamheter med att kartlägga, utvärdera och dokumentera organisationers förmågor. Bland annat genom att agera facilitator, hitta rätt metod för kartläggningen, använda avancerade analytiska verktyg och modeller och utvärdera vilka förmågor som är viktiga för att kunna effektivisera verksamheten. Vi på aRway kan också hjälpa till med verksamhetsmodellering som beskriver era processer, information, applikationer och hur de samverkar, så att ni får en bredare översikt och kontroll över er organisation. Vi vet hur viktigt det är med en genomtänkt verksamhetsutveckling för företag som vill utvecklas och förbättras. Kontakta oss så berättar vi mer!
Så har Sundsvalls kommun arbetat
Sundsvalls kommun är en organisation som på ett framgångsrikt sätt har använt förmågekartan för att effektivisera sitt arbete med verksamhetsarkitektur. Sundsvalls kommun har bland annat använt ramverket Prime Arch för att förenkla sitt arbete. Läs mer om hur Sundsvalls kommun har arbetat här!